Archive haben verschiedene Workflows für die Einreichung und Integration neuer Daten. Zum Teil werden vollständig technisch geleitete Verfahren angeboten, die es dem Produzenten ermöglichen, weitgehend autark Daten über das Archiv bereitzustellen („self-archiving”). Andere Institutionen optieren bewusst für eine intensive Begleitung und Prüfung durch einen digitalen Archivar oder Kurator. Ebenso können die Herangehensweisen an die Veränderlichkeit von Datenbeständen weit auseinandergehen. Während manche Archive ausschließlich oder bevorzugt abgeschlossene Datensammlungen integrieren, begünstigen andere in ihren Implementierung eine laufende und teils feingranulare Aktualisierung und Erweiterung von Sammlungen („living archive”).