Gemeinsam ist Protokollen (vom Beschluss- zum Verbatimprotokoll, vom Tonbandmitschnitt zu Sitzungsberichten) im Wesentlichen auch über Grenzen der sie verhandelnden Körperschaften hinweg, dass sie sich auf ein temporal bestimmtes Ereignis beziehen, an dem eine endliche Anzahl von Teilnehmer/inne/n beteiligt war, das im häufigsten Fall eine mehr oder weniger formalisierte Agenda mit einer endlichen Zahl an Tagesordnungspunkten aufweist und das sich üblicherweise in einem definierten institutionellen Zusammenhang (einer Behörde, einem Berufsverband, einer Körperschaft etc.) ereignet hat. Die Überlieferung der materiellen Fixierung durch bspw. Protokollführer/innen ist in der Regel innerhalb der Institution festgesetzt, ebenso wie ihre Ablage und archivarische Behandlung reglementiert sind.