Die in ArCHO implementierte Zugangsverwaltung setzt auf eine starke Differenzierung von Nutzerrollen einerseits und von Bestandteilen einzelner Datensätze andererseits. Auf der Nutzerseite muss beispielsweise im Anwendungsfall GMPG unterschieden werden zwischen der wissenschaftlichen Öffentlichkeit, Forschern innerhalb des Forschungsvorhabens mit einem privilegierten Zugang zu den Aktenbeständen und einem Projektkollegium, das besonders sensible Datenbestände nach einer Einzelfallprüfung für die Forscher freigibt. Weitere Abstufungen von Zugangsrechten können sich aus spezifischen Aufgabenbereichen bei der Dateneingabe und -verwaltung ergeben [vgl. Neuroth et al. (2010), 16:14 ff.]. Die Aufgabe der Zugangsregelung muss auch nach Projektende weiter von dazu befugten Personen ausgeübt werden können und ist daher eine wichtiger Nachhaltigkeitsaspekt. Denn beispielsweise ist bei datenschutzrechtlich sensiblen Dokumenten mit Personenbezug, deren Sichtung durch Forscher der Einwilligung der betroffenen Personen bedarf, je nach konkreter rechtlicher Ausgestaltung diese Bewilligung an das Forschungsvorhaben und damit an dessen Laufzeit gebunden. Die Nutzungserlaubnis erlischt in diesen Fällen nach Projektende und entsprechend muss auch der digitale Zugang verwehrt werden. Auf der anderen Seite werden manche Akten erst nach Ende der Archivschutzfrist vollständig nutzbar, was in einer nachhaltigen Forschungsinfrastruktur ebenfalls berücksichtigt werden sollte.