Zunächst wurden die Einreisekarteien im Archiv des DSV transkribiert. Als Grundlage dafür wurden die nach Ländern und Autor*innennamen geordneten Karteien verwendet. Für jede*n einreisende*n Autor*in existiert so mindestens ein separates Blatt, auf dem die verschiedenen Aufenthalte vermerkt sind. Die Mitarbeiter*innen der Auslandsabteilung des DSV ergänzten ggf. noch biografische Informationen oder auch ein Presse- oder Passfoto. Über die Jahrzehnte änderte sich vielfach die Art der Aufzeichnung, ein Großteil der etwa 3.000 Karteien orientiert sich jedoch an dem in Tabelle 1 wiedergegebenen Schema, das am Beispiel des kubanischen Dichters Nicolás Guillén in Abbildung 1 illustriert werden soll.