Für die hier exemplarisch stehenden Fotobestände des LVR-Instituts fiel die Entscheidung, sich nicht an den bestehenden (Ablage-)Systematiken zu orientieren. Neben anderen Argumenten war dabei die unvollständige und heterogene, thematisch abgelegte Erschließung per Karteikarte ausschlaggebend. Um eine Auswahl zur inhaltlichen Erschließung zu ermöglichen und analoge Vorarbeiten gering zu halten, wurden alle Negative und Dias digitalisiert (zur Problematik von Original und Kopie, die sich für Foto-Abzüge spezifisch stellt, vgl. Schönholz 2017). Im Zuge der Auftragsvergabe wurden Bestände erstmals gezählt und liegen als vollständige Digitalisate vor. Ein Meilenstein dieser Fleißarbeit waren die im Vergleich und Überblick erstmals digital verfügbaren Bildbestände.