Auf der Datenseite ermöglicht ArCHO eine starke Differenzierung von einzelnen zu einem Dokument gehörenden Daten mit dem Ziel, unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben möglichst viele Informationen für die Forschung zur Verfügung zu stellen. So sind bei einer Personalakte mit sensiblen Inhalten möglicherweise die Signatur, Laufzeit und Angaben zur inhaltlichen Klassifikation durch das haltende Archiv nicht schutzwürdig, wohl aber der Volltext und der Titel. Es kann also je nach Bestand jedes Metadatum und jedes Derivat des Digitalisates (OCR-Erfassungen u.a.) eine andere Schutzwürdigkeit haben. Die Gesamtzahl dieser Regeln, die zwischen beliebigen Typen von (Meta-)Daten unterscheiden, und die Vielzahl von abgestuften Nutzerrechten führen zu einer Matrix aus Nutzerrollen und Teildatensätzen, deren einzelne Werte sich stets ändern können. Sie wird technisch realisiert durch einen sogenannten <hi xmlns="http://www.tei-c.org/ns/1.0" rend="italic">Policy Decision Point</hi> (PDP). Dabei handelt es sich um ein außerhalb des eigentlichen Dokumentkorpus angesiedeltes und technisch eigenständiges Softwaremodul, das zwischen der Nutzer-Datenbank und dem Korpus vermittelt.