Ein entsprechendes Dokumentationssystem muss demzufolge für alle beteiligten WissenschaftlerInnen unabhängig von der Art und Darstellungsform der Quellen gewährleisten, dass sie schnell und effizient die relevanten Informationen eingeben und abrufen können. Die erfassten Informationen beziehen sich auf objektbezogene Daten, aber auch auf deren Inhalte und Form, wie Ikonografie, Textgattung oder Instrumentierung. Außerdem soll der inhaltliche Zusammenhang zwischen Objekten und Friedensereignissen dokumentiert werden. Daher muss die Datenbank in der Lage sein, auch Zusammenhänge strukturiert abbilden zu können. Die Ergebnisse sollen in einem virtuellen Themenportal am Ende des Projektes veröffentlicht werden. Die Einbindung von digitalen Bild-, Text- und Musikquellen ist daher wünschenswert, ebenso die Möglichkeit mit einem Thesaurus arbeiten und bereits vorhandene Normdaten einbinden zu können.