Damit die Projektdaten in einem gemeinsamen Kontext unter Verwendung einer gemeinsamen „Sprache“ dokumentiert werden können, werden Anwendungs- bzw. Domänenontologie, basierend auf dem CIDOC CRM, für jedes Projekt entwickelt. Der Austausch von Daten und deren Langzeitinterpretierbarkeit wird durch die gemeinsame Basis des CIDOC CRM gewährleistet, während alle Spezifika der jeweiligen Projekte möglichst fachspeziell durch die Domänenontologie abgedeckt sind (Hohmann / Fichtner 2015, 117-118). Dies geschieht unter dem Vorbehalt, dass innerhalb einer Institution die Klassen und Eigenschaften gleich gehandhabt werden.