Zu Beginn lag ein Großteil der physischen Artefakte als ungesichtete Blattsammlungen in Kartons vor, zu denen nur in Teilen Metadaten erfasst waren. Daten auf Artefaktebene oder auch Aussagen über mögliche Ordnungsprinzipien in Bezug auf Kartons oder andere physische Objektklammern gab es i.d.R. nicht. Die Digitalisate bisher nicht archivierter Schriftstücke wurden daher mit Inventarnummern versehen, die Rückschlüsse auf Ort, Lagerform und Blattnummer zulassen. Auf diese Weise sollte die Wiederauffindbarkeit der physischen Blätter an den jeweiligen (musealen) Standorten gewährleistet sein, um einem durch die Digitalisierung möglicherweise entstehenden Informationsverlust (Bindung, Ordnungsprinzipien) entgegenzuwirken. Anschließend wurden die Digitalisate inklusive der bereits existierenden Metadaten in eine easydb-Datenbank importiert.<ref xmlns="http://www.tei-c.org/ns/1.0" n="9" target="ftn9" /> Die an der ULB Münster betriebene Datenbank erlaubt eine flexible Gestaltung des Datenmodells, sodass auf die Anforderungen des interdisziplinären Forschungs- und Erschließungsprojekts eingegangen werden konnte. Geschaffen wurde so eine standardisierte Datenbank, in welcher die heterogenen Bestände unterschiedlicher Provenienz zusammengeführt, erfasst und verwaltet werden.