Allerdings ist in Bezug auf jene Systeme, die im Sammlungsmanagement genutzt werden, festzustellen, dass kaum eine Verschränkung mit den weiter gefassten musealen Aufgaben stattfindet. Die gängige Museumspraxis zeigt, dass Sammlungs- und Objektdokumentationssysteme vor allem dem Nachweis des Museumsbestandes dienen (Srinivasan et al. 2009: 265). Konventionelle Sammlungsmanagementsysteme bieten primär Zugriffe zur Objektverwaltung, vorrangig für Restaurierungs- und Ausstellungsvorhaben (Cameron 2003: 331). Forscher*innen im Museum greifen für Recherchen auf die Bestandsdokumentation zu, um beispielsweise Informationen zum Zustand des Objekts oder seines aktuellen Verbleibs zu erhalten. Zur Durchführung von objekt- und sammlungsbasierter Forschung werden zusätzliche Materialien wie Archivalien und Sekundärliteratur herangezogen. Das durch die Forscher*innen generierte Wissen findet aber meist keinen Rückfluss in die Sammlungsdokumentation und verbleibt isoliert in Ausstellungskatalogen, fachwissenschaftlichen Beiträgen und anderen Publikationsformaten. Dies gilt ebenfalls für in Vermittlungsangeboten generierte Objektkontexte: Zwar wird die Verwendung von Musealien in Ausstellungen dokumentiert, jedoch finden begleitende Texte, Tonspuren aus Audioguides oder andere multimediale Formate meist keinen Weg in die Dokumentationssysteme. Sie entziehen sich somit zukünftigen Zugriffen und sind für die Erstellung neuer Angebote schwer nachnutzbar.