Allen archivierten Objekten ist gemein, dass für sie Metadaten in Textform erhoben werden, die als Findmittel, z. B. Findbücher oder Datenbanken, ausgegeben werden. Der Umgang mit den entstehenden Textdaten gehört zu den grundlegenden Aufgaben fast aller archivarischen Arbeitsprozesse. Dabei lassen sich verschiedene Aufgabentypen im Archiv unterscheiden: Bei der Erschließung werden Textdaten erstellt, mit Konkordanzen abgeglichen, formatiert, klassifiziert, und schließlich annotiert oder mit Normdaten angereichert. Aufbau und Pflege von archivischen Erschießungsdaten sind anspruchsvoll, jedoch in weiten Teilen repetitiver Natur (z. B. bei der Übernahme von Massenakten).