Vergleichbare gewachsene Systeme gibt es in vielen Museen, Archiven und Bibliotheken. Gerade in kleineren Museen und Forschungseinrichtungen, deren Hauptaugenmerk auf der Ausstellung bzw. Forschung und weniger auf der Sammlungserschließung liegt, sind die Erfassungen unvollständig und in der Institutionsgeschichte von verschiedenen Akteuren mit spezifischen Wissenshintergründen und Systematiken erfolgt. Diese Systeme funktionieren vor allem aufgrund des Wissens von Archivar*innen und Forschenden (vgl. zu Wissenskonzepten Koch 2006): Sie wissen, welche Materialien wo liegen, welche Strukturen was auffindbar machen, was in welchen Kontexten verwendet wurde. Wenn Stellenwechsel oder Verrentungen anstehen, geht dieses Wissen verloren oder wird bruchstückhaft weitergegeben.